برنامج وطني لإدارة وثائق مؤسسات الدولة بقلم : د‏.‏ محمد عزت أمنة الجامعة الأمريكية بالقاهرة

من طرف نونو الإثنين مارس 02, 2009 12:17 pm

برنامج وطني لإدارة وثائق مؤسسات الدولة
بقلم : د‏.‏ محمد عزت أمنة
الجامعة الأمريكية بالقاهرة

من
خلال متابعتي لاعمال التنمية والتطوير والخطوات الجريئة التي يتم اتخاذها
من أجل دفع عجلة التنمية وجدت انه حان الوقت لوجود برنامج وطني يسهم في
تحقيق وتدعيم هذه الخطوات وهو البرنامج الوطني لإدارة وثائق مؤسسات الدولة
والذي يعد من الادوات الفعالة ومفتاحا اساسيا لضمان نجاح مؤسسات الحكومة
في تأدية اعمالها وتحقيق اهدافها مما ينعكس بالايجاب علي خطط التنمية
بالدولة اضافة لحفظ حقوق الدولة والمواطنين علي السواء بضمان استخدام
المعلومات الموجودة بالوثائق في خدمة التنمية ودعم اتخاذ القرار‏.‏

فتقديم
الخدمات خاصة الخدمات الالكترونية للمواطنين أو في خدمة الأعمال والتجارة
سوف ينتج عنه وثائق الكترونية سوف ينظر لها كدليل لاثبات الحقوق والصفقات
التي تمت من خلال بوابة الحكومة الالكترونية‏.‏

دليل الاثبات هذا
سوف يحتاج إلي ان يحتفظ به وأن يعالج معالجة فنية لضمان حفظه وادارته
لاطول فترة ممكنة يمكن خلالها الاحتفاظ به واتاحة بطريقة امنة‏,‏ فاستبدال
العمل الورقي والوثائق الورقية بالعمليات الالكترونية من خلال أعمال
الحكومة الالكترونية سينتج عنه وثائق الكترونية كدليل اثبات لاعمال
الحكومة الاقتصادية والتجارية والخدمية لذلك فان علي الحكومة ان تضمن
الإدارة والسيطرة الفعالة علي كل الوثائق الناتجة من خلال أعمال المؤسسات
سواء الورقية أو الالكترونية اضافة إلي التخطيط السليم للمؤسسات التي ترغب
في استخدام التكنولوجيا الحديثة في اعمال الارشفة الالكترونية أو ميكنة
اعمالها حتي تضمن الحكومة ان الوثائق الناتجة من خلال أعمال هذه المؤسسات
بعد استخدام تكنولوجيا المعلومات تحت سيطرتها وتتم ادارتها تبعا للقواعد
والمعايير التي قامت الحكومة بتحديدها‏.‏

وتحتاج المؤسسات الحكومية
لإدارة الوثائق الالكترونية الخاصة بأعمالها كشيء له قيمة ثمينة وكمصدر من
مصادر المعلومات التي من شأنها دفع عمليات التنمية بالدولة‏,‏ فالوثائق
تمثل ذاكرة المؤسسة الخاصة بأعمالها وصفقاتها‏.‏

والوثائق
الالكترونية تقوم بفتح مناطق من الصعب الوصول إليها عند استخدام الشكل
الورقي فقط‏,‏ فخصائص الوثائق الالكترونية فتحت بابا للمشاركة في
المعلومات والبيانات وتوفير الوصول السهل والآمن لها‏,‏ ولهذا فالوثائق
الالكترونية الناتجة والمعبرة عن التعاملات والصفقات الخاصة بالمؤسسة
والقرارات المتعلقة بها تكون في حاجة إلي بيئة حفظ تضمن لها اطول فترة
ممكنة لاستغلالها قانونيا واداريا في خدمة المؤسسة والحكومة علي السواء
ومتطلبات نظم الحفظ وإدارة الوثائق في المؤسسات الحكومية سوف تتطلب
التخطيط لتلك المؤسسات وتصميم نظم حفظ وإدارة الوثائق بها كذلك تحديد
المتطلبات الفنية لها من برامج واجهزة حاسبات وذلك لضمان استغلال وثائقها
ونظم ارشيفاتها وضمان الوصول الآمن والمستمر لها اطول فترة ممكنة‏.‏

عمليات
تطوير وتصميم نظم الحفظ بالمؤسسات الحكومية خاصة ما يتعلق بالنظم
الالكترونية ستجعل عملية دمج هذه الوثائق وجعلها جزءا من وثائق الحكومة
الالكترونية امرا غاية السهولة وسيصبح من السهل علي المواطنين وجميع
المؤسسات والمستثمرين الوصول الآمن لوثائقهم الخاصة باعمالهم أو الخدمات
المقدمة لهم من خلال الحكومة حال ما ارادوا ذلك وعن طريق اجراءات قياسية
يتم تحديدها من خلال الحكومة‏.‏

ويستهدف هذا البرنامج الوطني لإدارة وثائق الدولة‏:‏
ـ
تطوير اداء عمل الحكومة الالكترونية المصرية وتفعيل سيطرتها علي جميع
أشكال الوثائق الورقية والالكترونية ونظم الارشفة والميكنة الالكترونية
بجميع مؤسسات الدولة‏.‏

بناء وتصميم سياسات التعامل والإدارة للوثائق الالكترونية الناتجة عن حركات التعاملات من خلال الحكومة الالكترونية‏.‏

تحديد الفترات القانونية لحفظ الوثائق الورقية والالكترونية بالمؤسسات والحكومة الالكترونية‏.‏

تحقيق
الكفاءة الاقتصادية للمؤسسات من خلال التدقيق علي عمليات إيجاد وحفظ
وإدارة الوثائق التي يكون لها حاجة فعلا في انجاز الأعمال للمؤسسة وتنظيم
عمليات الاحتفاظ بها وحتي اعدامها‏.‏

ضمان الوصول الناجح للوثائق
وذلك لضمان قدرة متخذي القرار بالمؤسسات علي اتخاذ القرارات الصحيحة وضمان
تحقيق الخدمات الحكومية وضمان الشفافية وحماية حقوق المواطنين‏,‏ والتخلص
واعدام الوثائق عند عدم الاحتياج لها بطريقة آمنة‏.‏

تحديد الوثائق
المستخدمة في المؤسسات والتي من الممكن ان تكون لها قيمة تاريخية مستقبلا
تطوير السياسات والإجراءات الخاصة بنظم الحفظ‏.‏

ـ تحديد المصادر
اللازمة لضمان نجاح عمليات إدارة الوثائق بالمؤسسات الحكومية وضمان تطبيق
الخطط الخاصة بتطوير نظم الحفظ وإدارة الوثائق بتلك المؤسسات وضمان
استمراريتها‏.‏

ـ مراقبة عمليات حفظ وإدارة الوثائق بجميع أشكالها الورقية والالكترونية والتدخل عند الحاجة لاي تصحيح أو تعديل‏.‏

تطبيق
المعايير الدولية والمواصفات القياسية التي يجب استخدامها في إدارة
الوثائق الالكترونية في الحكومة الالكترونية والتي من شأنها تنشيط
العمليات في مجال التجارة والأعمال الالكترونية خاصة في مجال الاستثمار
والتنمية الاقتصادية واضافة الثقة للمتعاملين معها‏.‏

ـ دمج
الوثائق الالكترونية الناتجة عن أعمال الارشفة والميكنة الالكترونية
بالمؤسسات الحكومية وجعلها جزءا من الوثائق الالكترونية للحكومة
الالكترونية‏.‏

تحديد الوقائق المستخدمة في المؤسسات والتي من الممكن ان يكون لها قيمة تاريخية فتحفظ حفظا دائما لأهميتها التاريخية‏.‏

تطوير السياسات والاجراءات الخاصة بنظم الحفظ الورقية والالكترونية‏.‏
اعداد خطط طويلة الأجل لتحديد اولويات عمليات إدارة الوثائق بجميع انواعها علي اختلاف اشكالها ووسائطها بالمؤسسات الحكومية‏.‏

تحديد
المصادر اللازمة لضمان نجاح عمليات إدارة الوثائق الورقية والالكترونية
بالمؤسسات الحكومية وضمان تطبيق الخطط الخاصة بتطوير نظم الحفظ وإدارة
الوثائق بتلك المؤسسات وضمان استمراريتها‏.‏